Tämä on Joosula Oy:n henkilötietolain (10 ja 12 §) ja EU:n yleisen tietosuoja asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 12.03.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Joosula Oy, (y-tunnus: 0192971-9) Yhtiöntie 6, 98800 Savukoski
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tuulikki Jokiperä, tuulikki.jokipera@gmail.com, +358 40 1939 600
3. Rekisterin nimi
Joosula Oy:n asiakasrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Joosula Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja ainoastaan lain sallimalla tavalla. Kerääminen ja käsittely voi tapahtua esimerkiksi varauksen tai majoittumisen aikana ja sen jälkeen. Joosula Oy käyttää henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
– hallinnoidakseen, tarjotakseen, kehittääkseen ja ylläpitääkseen palveluita – käsitelläkseen palveluita koskevia varauksia ja tilauksia
– ollakseen yhteydessä asiakkaisiin esimerkiksi tekstiviestitse, muiden mobiilisovellusten välityksellä tai sähköpostitse
– ilmoittaakseen varauksen statuksen tai varaukseen liittyvät tiedot
-mahdollistaakseen yhteydenoton varausta tai palveluiden toteuttamista koskevissa ongelmatilanteissa
– analysoidakseen ja parantaakseen palveluiden laatua ja palvelukokemusta
– parantaakseen asiakkaiden etuja ja palvelukokemusta muilla tavoilla, joita uskomme asiakkaiden arvostavan
– majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin. Tietoja voidaan käyttää mainostaaksemme palveluita ja tuotteita, suoraan tai epäsuorasti, ellei asiakas ole tätä kieltänyt.
– lisäksi matkustajatietoja käsitellään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, rikosten ennalta ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi ja tilastojen laatimiseksi.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:
– Suomen laki 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta” joka velvoittaa matkustajatietojen säilyttämiseen ja mahdollistaa asiakaspalvelun edellyttämät yhteydenotot ja asiakassuhteen ylläpidon.
Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa ja veloituksetta kieltää Joosula Oy:tä käsittelemästä henkilötietoja mahdollisiin markkinointitarkoituksiin tai peruuttaa siihen antama suostumus.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, y-tunnus, www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Tiedot säilytetään laskutusjärjestelmässä toistaiseksi ja poistetaan mikäli asiakas pyytää henkilötietojensa poistamista.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. Www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, jälleenmyyjien kuten sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, matkustajailmoituksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Hotellissa majoittuvista henkilöistä kerätään matkustajailmoitukset (Suomen laki 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta). Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään matkustajailmoitus. Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Ilmoituksesta on käytävä ilmi majoitustoiminnan harjoittajan toiminimi, yritys- ja yhteisötunnus sekä majoitusliikkeen käyntiosoite. Matkustajailmoituksessa on mainittava seuraavat tiedot (matkustajatiedot):
1) matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
2) matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;
3) matkustajan osoite;
4) maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;
5) matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
6) matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa. Lisäksi matkustaja voi ilmoittaa matkustajailmoituksessa, tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei erikseen luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Matkustajatiedot luovutetaan pyydettäessä lain määräämille viranomaisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Henkilötietoaineistoa säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.
B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Tietojärjestelmissä tai vastaavissa digitaalisissa tallennusmuodoissa olevat tiedot suojataan teknisesti ja tallennetaan tietoturvallisella tavalla rajaten pääsy vain sellaisille henkilöillä, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.
Emme vastaa niistä tiedoista, joita kolmannen osapuolen toimijat, kuten esimerkiksi internetin varaussivustot tai matkatoimistot keräävät ja säilyttävät majoitusvarauksiin liittyen. Vastaamme vain Joosula Oy:lle toimitetusta tiedosta.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle tai esittää pyyntö paikan päällä fyysisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä, ns. (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle tai fyysisesti paikan päällä. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastus-, korjauspyynnöt ja kiellot itseään koskeviin tietoihin liittyen osoitetaan:
Joosula Oy
Yhtiöntie 6, 98800 SAVUKOSKI